Når lokalforeningen/fondsbutikken har gennemført en aktivitet, et møde eller arrangement, skal den, der er ansvarlig for indberetning registrere det i et elektronisk indberetningsskema i SurveyXact.
Bestyrelsen/Styregruppen modtager et link til det elektroniske indberetningsskema. Linket fås både som en QR kode, der kan scannes med telefonen eller som et link, der kan åbnes fx fra en mail eller sms.
Bestyrelsen/styregruppen deler QR kode og/eller linket med den/de frivillige, der skal indberette på vegne af lokalforeningen.
Den/de frivillige, der skal indberette, tilgår indberetningsskemaet via sin telefon ved at scanne QR koden eller klikke på linket og via PC/tablet ved at klikke på linket, der hvor det er gemt.
Skemaet udfyldes ved at besvare spørgsmålene i skemaet.
Hvilke tal skal indberettes?
De frivilligtal, der skal indberettes løbende gennem året, er tal vedr. familierettede aktiviteter samt møder, arrangementer og kurser for og med frivillige.
Når der indberettes, skal følgende altid besvares:
- Navn på den person, der indberetter
- Hvilken lokalforening/fondsbutik, der indberettes for
- Datoen, for hvornår aktiviteten eller mødet/arrangement/kursus er afholdt
Familierettede aktiviteter
Hver gang I har holdt en familieaktivitet skal følgende indberettes.
- Hvilken type aktivitet, der blev holdt
- Antal deltagere (børn og voksne), der deltog i aktiviteten eller antal uddelinger
- Antal frivillige, der deltog i aktiviteten
NB! I Netværksskabende aktiviteter som fx Måltidet eller Babycafé er det vigtigt, at der indberettes tal for hver mødegang.
Ved Familieven indberettes efter hvert afsluttet forløb, da der også skal noteres, hvor mange gange familievennen har mødtes med familien.
Ved møder/arrangementer/kurser for bestyrelse og frivillige
Hver gang I har holdt et møde, et arrangement eller frivillige har deltaget i et kursus, skal følgende indberettes:
- Hvilken type møde/arrangement/kursus, der blev holdt
(fx bestyrelsesmøde, aktivitetsplanlægningsmøde, butiksmøde, frivilligplejearrangement mm.)
- Antal frivillige, der har deltaget i mødet/arrangementet/kurset
Årlig indberetning af overordnede tal
Ved årets afslutning skal I indberette ’Overordnede tal’. Her skal I indberette følgende:
- antal frivillige i alt tilknyttet lokalforeningen/fondsbutikken pr. 31/12
- antal bestyrelsesmedlemmer og suppleanter i alt pr. 31/12
- antal styregruppemedlemmer og suppleanter (fondsbutik) i alt pr. 31/12
- antal frivillige i alt tilknyttet et ansvarsområde uden at sidde i bestyrelsen pr. 31/12
(Det kan fx være en kommunikationsansvarlig eller SoMe ansvarlig)
- antal aktivitetsfrivillige i alt pr. 31/12
- antal butiksfrivillige i alt pr. 31/12
- antal tovholdere i butik i alt pr. 31/12
- antal medlemmer af butiksudvalg i alt pr. 31/12 (hvis I har et)
- antal åbningstider og -dage i butikken
- antal uger, hvor butikken har været åben
- antal frivillige pr. vagt i butikken i hverdage og i weekend
Overblik over løbende indberetninger
Bestyrelse/styregruppen får et unikt link med adgang til en overbliksrapport med lokalforeningens eller fondsbutikkens indberetninger. Her kan man se, hvilke indberetninger, der bliver lavet, og hvem der har lavet dem. Derudover kan man løbende gennem året se, hvilke aktiviteter og møder mm. der er holdt samt antal deltagere og antal frivillige, der har deltaget.
Det anbefales, at bestyrelsen/styregruppen følger op på indberetningerne ifm. bestyrelses- eller styregruppemøder og sikrer, at der løbende indberettes. Hvis I opdager, at I har glemt at indberette en aktivitet, et møde eller et arrangement, kan I blot udfylde indberetningsskemaet efterfølgende og angive den dato, hvor aktiviteten eller mødet blev holdt.
I gang med løbende elektroniske indberetning
Ønsker lokalforeningen eller fondsbutikken allerede nu at få adgang til løbende elektronisk indberetning, kontaktes udviklingskonsulent Lone Sørensen på los@moedrehjaelpen.dk.
