Rekruttering af frivillige

Hvem har I brug for?

Lav en liste over de opgaver, I mangler hjælp til. Gode spørgsmål, som I kan overveje, er:

• Hvad er jobbets indhold? – vær så konkret som mulig
• Hvad er opgavens omfang og hvornår skal den løses?
• Er der særlige krav til den frivillige? Eksempelvis vagtskemaer?
• Er der behov for særlig viden, erfaring eller kompetencer for at løse opgaverne?
• Hvilken gruppesammensætning er bedst?

Overvej hvilken hjælp og værktøjer I har brug for i processen

Overvej for eksempel:

• Hvilken erfaring og kompetencer har lokalforeningen allerede, og hvilke har den for at rekruttere?
• Hvem er ansvarlig for indsatsen?
• Hvordan skal arbejdsfordelingen være?
• Hvem står for velkomst og for at klæde nye frivillige på til opgaverne?
• Har I brug for hjælp fra en frivilligkonsulent?

Overvej hvad der kendetegner og gør jeres lokalforening attraktiv

Mange organisationer søger frivillige. I skal derfor være klar over, hvem Mødrehjælpen er, hvilken forskel lokalforeningen gør, og hvad I kan tilbyde frivillige. Det er en god idé at overveje, hvad en frivillig får ud af at engagere sig i jeres lokalforening. For eksempel at frivillige bliver en del af et givende fællesskab, som gør en forskel for gravide og børnefamilier i lokalområdet.

Målret jeres rekruttering efter hvem I henvender jer til. Når der er styr på behov og situation, kan I overveje, hvilke frivilligtyper der kan udfylde opgaverne, og hvordan I målretter rekrutteringsindsatsen til netop disse personer. Søger I et nyt medlem til bestyrelsen, skal indsatsen gribes anderledes an, end hvis I eksempelvis søger frivillige til at starte og drive aktiviteter.

Søg inspiration i længere nede på siden, hvor I finder råd og vejledning til, hvordan I når ud til forskellige typer af frivillige. I finder eksempler på butiks-, bestyrelses- og aktivitetsfrivillige.

På baggrund af de overvejelser, som I nu har gjort, kan I lave en rekrutteringsplan. Det er en god idé at fordele opgaverne og lave et overskueligt skema.

I skal beslutte, hvilke metoder I vil bruge, og hvordan I prioriterer dem. Hvad kommer først og hvad er plan B, hvis det ikke virker? Løbende synlighed gør rekrutteringen lettere. Det er en god idé at bruge flere rekrutteringsmetoder på én gang, for eksempel både lede i jeres netværk, lave et jobopslag på frivilligjob.dk og et eller flere opslag på lokalforeningens Facebookside. Se eksempler længere nede på siden. Tag også stilling til hvordan I vil byde nye frivillige velkomne, og hvordan I vil afstemme forventningerne.

Aftal hvem der gør hvad, og sæt nogle realistiske og klare mål og deadlines for arbejdet. Tag afsæt i rekrutteringsplanen som I finder øverst på denne side.

Den personlige opfordring er den metode, der skaber flest nye frivillige. Bed alle frivillige om at spørge i deres eget netværk. Jo flere I spørger, jo større er chancen for et ja.

• Hvad mangler I frivillige til
• Hvilke opgaver skal løses
• Hvor meget tid kræver det?
• Hvilke kompetencer eller erfaringer er relevante

Jo mere konkret I er, jo lettere er det at sige ja.

Hav en lille “elevatortale” klar:

• Fortæl om en familie, I har hjulpet
• Fortæl hvad du selv får ud af at være frivillig
• Fortæl hvorfor netop denne person kunne passe godt
• Undgå for mange detaljer – fokusér på mening og fællesskab
• Giv ikke op ved et nej
• Spørg: “Kender du én, der kunne være god til det her?”
• Følg op efter noget tid
• Invitér til en prøvevagt eller med til et frivilligmøde/generalforsamling

Det er ofte først, når man oplever fællesskabet, at man siger ja.

Frivilligjob.dk fungerer som en jobdatabase for frivilligt arbejde og bruges af mange, der aktivt leder efter frivillige opgaver.

Når I opretter en annonce:

• Skriv tydeligt, hvad opgaven er
• Beskriv tidsforbrug konkret (fx “2 vagter om måneden” eller “hver anden onsdag kl. 10–16”)
• Beskriv hvad man får ud af det
• Angiv kontaktperson

Husk:

• Svar hurtigt på henvendelser
• Hold opslaget opdateret
• Gør det inaktivt, når rollen er besat
• Opdatér teksten løbende, så den kommer øverst i søgninger
• Del altid annoncen på Facebook og i jeres netværk.

Spørg fx

• Ledere af daginstitutioner og skoler
• Sundhedsplejen
• Familieafdelinger
• Boligsociale indsatser
• Paragraf 18-ansvarlige
• Frivilligcentre
• Ældresagen
• Kirkens sociale arbejde
• Lokale virksomheder
• Uddannelsesinstitutioner (pædagog, lærer, socialrådgiver, sygepleje, SOSU m.fl.)
• Forældre- og bedsteforældrenetværk

Når I kontakter dem, kan I spørge:

• Må vi hænge plakater op?
• Må vi dele materiale ud?
• Må vi lave en stand eller lille event?
• Kan I dele opslag på intranet eller Facebook?

Ring gerne først – og følg op med en kort mail. Hold kontakten ved lige ved at følge op ca. hvert halve år.

Sociale medier er gode til både at fortælle om jeres arbejde og rekruttere nye frivillige. Det kan være Facebook, Instagram, LinkedIn eller kommunens frivilligportaler på Facebook. Husk at få alle jeres eksisterende frivillige til at dele opslagene.

• Fortæl løbende om aktiviteter og fællesskab
• Brug billeder og korte film
• Lav konkrete opslag om ledige roller
• Beskriv opgave og tidsforbrug klart
• Fortæl hvad man får ud af det
• Bed frivillige om at dele opslag

Lokalaviser ser det ofte som godt stof, når der starter noget nyt i kommunen.

• Send en pressemeddelelse ved opstart af nye aktiviteter
• Overvej en annonce
• Fortæl de gode historier
• Sæt ansigt på frivillige og fællesskabet

Presseomtale skaber både legitimitet og synlighed. Når vi ikke deler historier om familier, kan vi i stedet lade frivillige fortælle deres egne oplevelser: Hvad har gjort indtryk? Hvornår mærkede de, at de gjorde en forskel? Personlige fortællinger fra frivillige skaber nærvær, troværdighed og gode pressehistorier uden at kompromittere familiernes privatliv.

Rekruttering handler også om at være til stede dér, hvor mennesker allerede færdes og orienterer sig.

Fysisk synlighed

• Hæng plakater op på biblioteker, caféer, frivilligcentre, skoler og uddannelsessteder (Spørg om lov, før I hænger materiale op)
• Tag materialet ned igen, når behovet er dækket
• Del flyers ud ved lokale arrangementer

Digital synlighed i lokalsamfundet

• Få jeres opslag på infoskærme på biblioteker, rådhuse, uddannelsesinstitutioner og i virksomheder
• Spørg om I må få opslag på andres hjemmesider, intranet og nyhedsbreve
• Få opslag delt i lokale Facebookgrupper og andre relevante platforme
• Tænk over, hvor jeres målgruppe allerede orienterer sig – og mød dem dér

Vær til stede ved lokale arrangementer

• Deltag i byfester, sportsarrangementer og kommunale events
• Hav en lille stand eller vær synlige med roll-ups og materiale
• Brug lejligheden til at tage direkte kontakt og invitere personligt

Synlighed kan også skabes ved at indstille frivillige eller butikken til lokale priser, fx:

• Frivilligpris
• Årets ildsjæl
• Bedste butik i byen

Det kan være gennem kommunen eller handelsstandsforeningen.  En indstilling giver anledning til at fortælle den gode historie om jeres arbejde – og det styrker både stolthed internt og synlighed eksternt.

Aktivitetsfrivillige skaber trygge fællesskaber for familier. Det kan være i babycafé, familiecafé, måltidet eller særlige oplevelsesture eller arrangementer.

Typisk kendetegn:

• Er ofte i arbejde eller under uddannelse
• Motiveres af relationer og fællesskab
• Vil gerne gøre en konkret forskel lokal

Når I rekrutterer:

•  Fortæl tydeligt, hvad rollen indebærer
• Beskriv fællesskabet i frivilliggruppen
• Gør det klart, at vi arbejder med netværk og hjælp-til-selvhjælp – ikke rådgivning

Butiksfrivillige er med til at skabe økonomisk grundlag for aktiviteterne og et imødekommende mødested i lokalsamfundet.

Typisk kendetegn:

• Seniorer eller pensionister
• Forældre på barsel
• Studerende med fleksibel hverdag

Når I rekrutterer:

• Fremhæv fællesskabet og den sociale værdi
• Beskriv konkrete opgaver (kundekontakt, sortering, SoMe, lager mv.)
• Vis hvordan butikkens overskud støtter lokale familier

Bestyrelsesfrivillige sætter retning og skaber rammer for det lokale arbejde.

Typisk kendetegn:

• Ofte erhvervsaktive
• Har erfaring med koordinering, økonomi eller ledelse
• Motiveres af strategi og udvikling

Når I rekrutterer:

• Vær tydelige om ansvar og forventninger
• Beskriv hvilken forskel bestyrelsen gør for familierne
• Gør det klart, at man ikke skal kunne det hele – vi løfter i fællesskab

Formanden har det overordnede ansvar og er samlende kraft for bestyrelse og frivillige.

Typisk kendetegn:

• Har erfaring med ledelse eller koordinering
• Trives med ansvar og samarbejde
• Er optaget af udvikling og retning

Når I rekrutterer:

• Beskriv rollen konkret
• Vis at man får sparring og støtte
• Fremhæv betydningen for lokalsamfundet

Når I rekrutterer frivillige, så skriv ikke kun, hvad der mangler. Skriv også, hvad man får. Frivillighed er en gensidig aftale. Vi har brug for tid og engagement – og den frivillige skal kunne se, hvad det giver tilbage. I kan evt. Bruge citater fra nuværende frivillige i jeres opslag.

Ikke bare: “Vi søger frivillige til butikken.”Men fx: “Kan du tage to vagter om måneden – eller hver anden onsdag kl. 10–16?”

Tydelige rammer gør det lettere at sige ja.Samtidig skal det være lige så tydeligt, hvad man får:

• Et fællesskab
• Erfaring
• God oplæring og skønne frivilligkollegaer
• Nye kompetencer.
• Indblik i arbejdet med familier
• Mulighed for at gøre en konkret forskel lokalt.

Når både opgave, tidsforbrug og udbytte står klart, bliver rekrutteringen en reel win-win. Til en studerende kan I fremhæve erfaring og CV. Til en senior kan I fremhæve fællesskab og stabile rammer. Til en erhvervsaktiv kan I fremhæve fleksibilitet og konkret tidsramme.

Tag en persona frem og spørg:

• Taler dette opslag ind i netop denne persons motivation?
• Er tidsforbruget tydeligt nok?
• Er udbyttet beskrevet klart?

Justér teksten, så den rammer mere præcist.

Hvor møder I denne persona?

• LinkedIn?
• Lokal Facebook-gruppe?
• Biblioteket?
• Personligt netværk

Personabeskrivelsen hjælper jer med at vælge den rigtige vej ind.

• Hvem sagde ja? Hvem gjorde ikke?
• Passer det med den persona, I havde i tankerne?